Koniec papierowych podpisów w HR? Elektronizacja dokumentacji pracowniczej w 2026

Ile godzin miesięcznie Wasz HR traci na drukowanie i skanowanie wniosków?

Nowelizacja Kodeksu pracy, która weszła w życie 27 stycznia 2026 r., dopuszcza w sposób powszechny elektroniczną formę wielu oświadczeń i dokumentów, które wcześniej wymagały bezwzględnie formy papierowej z odręcznym podpisem, i to nie tylko drogiego, kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Przepisy dopuszczają formy lżejsze, np. e-mail albo wniosek złożony w wewnętrznym systemie HR, o ile pozwala on jednoznacznie ustalić, kto go złożył.

Zakres zmiany jest szerszy, niż większość HR-owców się spodziewa

Elektronizacja obejmuje nie tylko wnioski urlopowe. Dotyczy też m.in. przekazania informacji o monitoringu, konsultacji zamiaru wypowiedzenia umowy z zakładową organizacją związkową, informowania o rozkładzie czasu pracy, wniosku o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy oraz wniosku o czas wolny za nadgodziny.

Co to oznacza w praktyce Wnioski urlopowe, o delegację czy o pracę zdalną mogą być składane i akceptowane w całości elektronicznie System HR, w którym pracownik składa wniosek, a przełożony go akceptuje, może pełnić funkcję wystarczającego potwierdzenia, bez dodatkowego podpisu na papierze Zmniejsza się ryzyko zagubienia dokumentacji i przyspiesza czas obiegu wniosków Na co mimo wszystko uważać

Elektroniczna forma musi pozwalać na jednoznaczne ustalenie nadawcy oświadczenia, zwykły e-mail bez uwierzytelnienia może nie wystarczyć, jeśli firma nie jest w stanie wykazać, kto faktycznie złożył wniosek. Systemy HR z indywidualnym logowaniem i historią akceptacji dają dziś dużo większe bezpieczeństwo formalne niż skrzynka mailowa.

Rozwiązanie: jak to wygląda w Smartbenefit

Elektroniczne wnioski w Smartbenefit, z indywidualnym logowaniem, historią statusów i powiadomieniami, spełniają dokładnie ten warunek jednoznacznego ustalenia nadawcy, którego wymaga nowelizacja.

Podsumowanie

Firmy, które wciąż trzymają się papierowego obiegu wniosków, dziś robią to bardziej z przyzwyczajenia niż z konieczności prawnej.

Chcesz zobaczyć, jak wygląda w pełni elektroniczny obieg wniosków? Umów demo Smartbenefit.