Serwis internetowy SMARTBENEFIT, działający pod adresem www.smartbenefit.pl, prowadzony jest przez SMARTBENEFIT SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ z siedzibą w Szczecinie przy ulicy Ostrobramskiej 15/4, 71-022, Szczecin, wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Szczecin-Centrum w Szczecinie, Wydział XIII Gospodarczy, pod numerem KRS: 0001127749, NIP: 8513318467, REGON: 529673519. Niniejszy Regulamin określa zasady świadczenia usług drogą elektroniczną, warunki zawierania i rozwiązywania umów o świadczenie tych usług, prawa i obowiązki Stron oraz procedurę reklamacyjną. Niniejszy Regulamin dotyczy usług świadczonych wyłącznie na rzecz podmiotów gospodarczych. Smartbenefit nie świadczy żadnych Usług na rzecz konsumentów. Dostęp do Usług i korzystanie z nich jest jednoznaczne z akceptacją przez Klienta niniejszego Regulaminu i Polityki Prywatności, a także rejestracją i utworzeniem Konta w Serwisie internetowym.
Usługa – usługa świadczona drogą elektroniczną przez Usługodawcę w ramach Serwisu internetowego, która umożliwia Klientowi zarządzanie pracownikami, strukturą przedsiębiorstwa i przechowywanie danych. Serwis internetowy – platforma internetowa udostępniona przez Usługodawcę pod adresem www.smartbenefit.pl umożliwiająca korzystanie z Usługi, w ramach której przedsiębiorstwa mogą zarządzać pracownikami oraz danymi w zakresie m.in. czasu pracy i nieobecności w sposób dostosowany do swoich potrzeb dzięki różnym modułom funkcjonalności. Użytkownik – osoba fizyczna działająca w imieniu i na rzecz Klienta posiadająca dostęp do Serwisu internetowego lub osoby fizyczne, których dane są przetwarzane za pośrednictwem Serwisu internetowego przez Klienta, lub które korzystają z Konta w ramach dostępu otrzymanego przez Klienta. Klient – podmiot gospodarczy korzystający z Usługi w ramach zawartej umowy, który zarządza Kontem i bezpośrednio nadaje dostępy do tego Konta Użytkownikom. Konto – konto utworzone poprzez rejestrację Klienta w Serwisie internetowym i podanie adresu e-mail, utworzenie hasła, podanie nazwy identyfikacyjnej. Okres Próbny – nieopłatne udostępnienie z opcją do dziecięciu Użytkowników dostępu do Serwisu internetowego w sposób, który umożliwi Klientowi zapoznanie się z Usługami świadczonymi przez Smartbenefit. Subskrypcja – odpłatny model dostępu do Usług, który ulega miesięcznemu lub rocznemu (w zależności od wyboru dokonanego przez Klienta) cyklicznemu odnowieniu. Uruchomienie Subskrypcji odbywa się za pośrednictwem Serwisu internetowego poprzez dokonanie przez Klienta wyboru modułów oraz liczby Użytkowników, wprowadzanie danych do rozliczeń i potwierdzenie uruchomienia Subskrypcji. Obowiązujący zakres modułów oraz cennik dostępny jest w zakładce ,,Cennik” na stronie internetowej Smartbenefit.
Usługi obejmują m.in.: zapewnienie dostępu do Serwisu internetowego, w tym udostępnienie narzędzi do zarządzaniami danymi związanymi z Użytkownikami, 2. umożliwienie komunikacji między Klientem a Użytkownikami za pośrednictwem skrzynek odbiorczych, nadawczych oraz integrację z popularnymi platformami komunikacyjnymi typu e-mail, Slack, Teams, SMS, 3. rejestrację czasu pracy, 4. zarządzanie nieobecności, 5. tworzenie grafików pracy, 6. wprowadzanie informacji o pracy zdalnej, 7. prowadzenie notatek, 8. prowadzenie listy Użytkowników, 9. zarządzanie dokumentami Użytkowników, 10. określanie struktury przedsiębiorstwa Klienta, 11. zarządzanie stanowiskami w przedsiębiorstwie Klienta, 12. zarządzanie uprawnienia 13. generowanie raportów poprzez eksport danych do systemu ERP, 14. zarządzanie finansami poprzez m.in. historię transakcji, zarządzanie budżetami, cykliczne przelewy do pracowników, 15. generowanie wniosków do Klienta przez Użytkowników, 16. importowanie danych do różnych formatów, 7. wsparcie techniczne. Szczegółowy zakres funkcjonalności określony jest w cenniku dostępnym na stronie internetowej Smartbenefit i zależy od liczby Użytkowników, wyboru określonych modułów funkcjonowania Serwisu internetowego przez Klienta, a także wybranego okresu rozliczeniowego. Cena za Usługi może być również przedmiotem indywidualnych negocjacji na podstawie odrębnej umowy zawartej z Klientem. Korzystanie przez Klienta z Usługami wiąże się z tworzeniem, przechowywaniem i przetwarzaniem danych osobowych. Administratorem danych osobowych jest Klient, a ich przetwarzanie przez Smartbenefit następuje na podstawie umowy powierzenia dostępnej na stronie internetowej. W zależności od wybranego planu Subskrypcji Usługi mogą mieć ograniczenia w dostępności określonych modułów lub w liczbie Użytkowników. Klient uprawniony jest do skorzystania z Okresu Próbnego, który jest ograniczony czasowo. Celem rozpoczęcia Okresu Próbnego Klient zobowiązany jest do rejestracji Konta. W trakcie Okresu Próbnego Klieny ma dostęp do określonych Usług Smartbenefit. W trakcie trwania Okresu Próbnego Klieny może zrezygnować z korzystania Usług Smartbenefit. W takim przypadku Konto Klienta zostanie razem z wprowadzonymi danymi usunięte. Jeżeli Klient, po zakończeniu Okresu Próbnego, chce kontynuować korzystanie z Usług zobowiązany jest do odpowiedniego aktywowania Subskrypcji. Dostęp do Usług odbywa się za pośrednictwem Internetu. Wymagania techniczne niezbędne do korzystania z Usług są następujące: posiadanie urządzenia z dostępem do połączenia internetowego, przeglądarka internetowa, system operacyjny, dostęp do poczty elektronicznej.
Zawarciem umowy pomiędzy Smartbenefit a Klientem jest moment aktywowania Subskrypcji. Subskrypcja jest aktywowana po uiszczeniu pierwszej opłaty zgodnie z wybranym planem. Celem korzystania z Usług Klient dokonuje rejestracji w Serwisie internetowym, co skutkuje utworzeniem Konta. Celem rejestracji i utworzenia Konta niezbędne jest podanie informacji wymaganych przez Smartbenefit w formularzu rejestracji takich jak adres poczty elektronicznej czy nazwa identyfikacyjna Klienta. Loginy i uprawnienia dostępu do Konta dla Użytkowników są dodawane bezpośrednio przez Klienta w Serwisie internetowym. Smartbenefit umożliwia dostęp do Serwisu internetowego za pośrednictwem strony internetowej lub wersji mobilnej. Minimalny okres Subskrypcji wynosi 1 miesiąc.
Klient: zobowiązany jest do podania poprawnych danych podczas rejestracji w Serwisie internetowym, odpowiada za działania Użytkowników w ramach Konta, zobowiązany jest do ochrony nazw Użytkowników, haseł czy innych danych dostępowych do Serwisu internetowego, zobowiązany jest do zawiadomienia Smartbenefit o utracie hasła czy uzyskaniu dostępu do Serwisu internetowego przez osoby nieuprawnione przez Klienta, zobowiązany jest do terminowego regulowania płatności związanych z Usługą, nie może przenosić praw wynikających z umowy na osoby trzecie bez uprzedniej pisemnej zgody Smartbenefit pod rygorem nieważności. Smartbenefit: 1. zapewnia nieprzerwany dostęp do Serwisu internetowego, z wyłączeniem sytuacji wynikających z konieczności konserwacji lub awarii, z tym zastrzeżeniem, że dostęp do Serwisu internetowego przyznawany jest w terminie 2 dni roboczych od momentu otrzymania od Klienta pełnej płatności za Usługę, 2. zastrzega sobie prawo do modyfikacji funkcjonalności Serwisu internetowego, informując o tym Klienta z odpowiednim wyprzedzeniem, 3. stosuje odpowiednie metody uwierzytelniania i dostępu do Serwisu internetowego w sposób zapewniający bezpieczeństwo Klienta i Użytkowników. Za wszelkie skutki działań Klienta lub jego Użytkowników odpowiedzialność ponosi Klient. Klient zobowiązany jest do współpracy ze Smartbenefit w trakcie trwania umowy. Smartbenefit uprawnione jest do umieszczania na stronie internetowej i w social mediach logo Klienta, chyba że Klient w sposób wyraźny nie zezwolił na tego typu działania. Brak zezwolenia wyraża się poprzez przesłanie przez Klienta jednoznacznego stanowiska w przedmiocie zamieszczenia jego logo. W takim przypadku Smartbenefit usunie logo Klienta z materiałów marketingowych.
Opłaty za Subskrypcję pobierane są zgodnie z cennikiem dostępnym na stronie internetowej Smartbenefit. Opłaty dokonywane są z góry w formie cyklicznej miesięcznej lub rocznej. Cykl rozliczeniowy liczony jest od dnia aktywacji Subskrypcji. Zmiana opłat następuje w przypadku zwiększenia liczby Użytkowników przez Klienta lub wyboru większej ilości dostępności modułów w Serwisie internetowym. W takim przypadku opłaty są doliczane do najbliższego rozliczenia, z tym zastrzeżeniem, że w przypadku Subskrypcji rocznej różnica w opłacie jest doliczana proporcjonalnie za miesiące pozostałe do zakończenia okresu rozliczeniowego. Płatności pobierane są ostatniego dnia aktualnego okresu rozliczeniowego poprzez automatyczne obciążenie karty płatniczej Klienta za pośrednictwem systemu płatności internetowych zewnętrznego dostawcy. W przypadku płatności kartą płatniczą Klienty wyraża zgodę na obciążenie tej karty za całość należnych opłat związanych z Usługą oraz na wykorzystywanie przez Smartbenefit zewnętrznych dostawców, którzy pośredniczą w procesie płatności, w tym ujawnienie im danych dotyczących transakcji. Faktura za Usługi wystawiana jest do 15. dnia każdego miesiąca następującego po miesiącu, w którym została dokonana płatność na rzecz Smartbenefit. W przypadku opóźnień w płatnościach Smartbenefit jest uprawniony do zawieszenia dostępu do Usług bez ponoszenia odpowiedzialności wobec Klienta. W takim przypadku Smartbenefit nie jest zobowiązane do świadczenia Usług na rzecz Klienta do czasu uregulowania płatności. Opłaty nie podlegają zwrotowi. Smartbenefit jest uprawnione do zmiany cennika, z tym zastrzeżeniem, że zmiana cennika poprzedzona jest poinformowaniem Klienta o zmianie co najmniej na 30 dni kalendarzowych przed datą następnej płatności. Klient, który nie wyraża zgody na zmianę, o której mowa w ust. 7, zobowiązany jest do poinformowania o tym fakcie Smartbenefit przed datą następnej płatności. W takim przypadku dochodzi do rozwiązania umowy ze skutkiem na koniec opłaconego okresu Subskrypcji. Opłaty uiszczone nie podlegają zwrotowi.
Umowa może być rozwiązana przez Klienta w każdym czasie poprzez rezygnację z Subskrypcji. Skutek rezygnacji następuje na koniec opłaconego okresu Subskrypcji. Klient, który wypowiada lub rozwiązuje umowę zobowiązany jest do uregulowania wobec Smartbenefit wszelkich należnych opłat. Smartbenefit może wypowiedzieć umowe w trybie natychmiastowym w przypadku, gdy Klient lub jego Użytkownicy: narusza niniejszy Regulamin, podaje nieprawdziwe dane w Serwisie internetowym, nie uiszcza należnych Smartbenefit opłat w określonych terminach, dopuszcza się nadużyć poprzez rejestrację i tworzenie wielu Kont w Serwisie internetowym, w sposób nieprawidłowy użytkuje Serwis internetowy. Wypowiedzenie umowy wymaga formy pisemnej lub formy elektronicznej. W przypadku wypowiedzenia lub rozwiązania umowy dostęp do Usług zostaje zablokowany na koniec ostatniego dnia opłaconego okresu Subskrypcji. W przypadku subskrypcji rocznych lub miesięcznych opłaty, które zostały już uiszczone przez Klienta nie podlegają zwrotowi. Po wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy Smartbenefit umożliwia Klientowi przez okres 7 dni kalendarzowych od zakończenia opłaconego okresu Subskrypcji pobranie danych z Serwisu internetowego. Po tym okresie Konto Klienta zostanie usunięte.
Reklamacje dotyczące świadczenia Usług należy zgłaszać na adres e-mail: kontakt@smartbenefit.pl Reklamacje Klient składa w terminie 7 dni od dnia powzięcia informacji o nieprawidłowo działającej Usłudze. Reklamacja powinna zawierać co najmniej dane identyfikacyjne Klienta, a także wskazanie ram czasowych i opis dostrzeżonych nieprawidłowości. Smartbenefit rozpatruje reklamacje w terminie 14 dni roboczych od dnia ich wpływu. W przypadku, gdy do rozpoznania reklamacji niezbędne jest uzyskanie dodatkowych informacji od Klienta Smartbenefit zwraca się o udzielenie dodatkowych informacji, a czas rozpoznania reklamacji ulega przedłużeniu od dnia wpływu niezbędnych informacji.
Smartbenefit zobowiązuje się do zapewnienia prawidłowego działania Serwisu internetowego. Smartbenefit przechowuje i przetwarza dane udostępnione przez Klienta zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz zgodnie z Polityką Prywatności i umową powierzenia. Smartbenefit nie ponosi odpowiedzialności za: problemy techniczne lub ograniczenia technologiczne związane ze sprzętem Klienta czy Użytkowników, szkody powstałe w związku z niewłaściwym korzystaniem przez Klienta i Użytkowników z Serwisu internetowego, wprowadzenia nieprawdziwych danych lub niepełnych danych, szkody powstałe wskutek awarii oprogramowania, czasowej niedostępności Serwisu internetowego czy utraty danych wprowadzonych przez Klienta lub Użytkowników, szkody związane z podjętymi przez Klienta decyzjami, a związanymi z korzystaniem z Usług, szkody związane z ujawnieniem lub umożliwieniem dostępu przez Klienta do Konta osobom trzecim, niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy z przyczyn leżących po stronie osób trzecich ani spowodowanych działaniami siły wyższej.
Regulamin wchodzi w życie z dniem jego publikacji na stronie internetowej Smartbenefit. Smartbenefit zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszego Regulaminu, informując o tym Klienta z co najmniej 7-dniowym wyprzedzeniem. W przypadku, gdy Klient za pośrednictwem poczty elektronicznej nie poinformuje Smartbenefit o tym, że nie wyraża zgody na kontynuowanie niniejszej umowy na podstawie zmienionego Regulaminu, uznaje się, że Klient wyraził zgodę na zmianę Regulaminu. W razie gdyby którekolwiek z postanowień niniejszego Regulaminu było lub miało stać się nieważne lub bezskuteczne, ważność całego Regulaminu w pozostałej części zostaje nienaruszona. W takim przypadku Strony zastąpią nieważne lub bezskuteczne postanowienie innymi, które możliwie najwierniej oddadzą zamierzony cel gospodarczy. Odpowiednio dotyczy to także ewentualnych luk w niniejszym Regulaminie. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie zastosowanie mają powszechnie obowiązującego przepisy prawa polskiego. Wszelkie spory wynikłe z realizacji umowy będą rozstrzygane przez sąd właściwy miejscowo dla siedziby Smartbenefit.
Data publikacji Regulaminu: 01.01.2025