Twój zespół może mieć nagle dłuższy staż pracy – sprawdź, zanim zrobi to za Ciebie kontrola

Wyobraź sobie, że pracownik, który u Was pracuje od trzech lat, ma w rzeczywistości piętnaście lat stażu, bo wcześniej przez dekadę pracował na zleceniach i prowadził działalność gospodarczą. Do tej pory ten czas formalnie się nie liczył. Od 2026 r. się liczy, i to retroaktywnie, czyli obejmuje też lata sprzed wejścia nowych przepisów w życie.

To sedno nowelizacji: do stażu pracy zaczną być wliczane wszystkie okresy zatrudnienia oraz okresy, w których dana osoba podlegała ubezpieczeniom emerytalnym w ZUS, niezależnie od formy współpracy (umowa o pracę, zlecenie, działalność gospodarcza, umowa agencyjna, a nawet udokumentowana praca za granicą). Zmiana wchodzi w życie etapowo: od 1 stycznia 2026 r. dla sektora finansów publicznych, od 1 maja 2026 r. dla pozostałych pracodawców.

Dlaczego działanie wsteczne zmienia skalę problemu

Gdyby zmiana dotyczyła tylko okresów od 2026 r., dział HR miałby czas na spokojne dostosowanie się przez kolejne lata. Ponieważ działa wstecz, część pracowników może mieć prawo do wyższego wymiaru urlopu, dodatku stażowego czy nagrody jubileuszowej już teraz, a firma dowie się o tym albo z własnej inicjatywy, albo od pracownika, albo, w najgorszym scenariuszu, podczas kontroli.

Na co realnie wpływa staż pracy Wymiar urlopu wypoczynkowego (20 czy 26 dni) Prawo do urlopu wychowawczego Dodatki stażowe i nagrody jubileuszowe Wysokość odpraw i innych świadczeń przewidzianych w regulaminach lub układach zbiorowych Co dział HR powinien zrobić już teraz Zidentyfikować pracowników, którzy przed obecnym zatrudnieniem pracowali na zleceniach, prowadzili działalność gospodarczą lub pracowali za granicą Przeliczyć ich staż pracy z uwzględnieniem działania wstecznego przepisów i zweryfikować wymiar urlopu Zaktualizować regulaminy odwołujące się do stażu pracy Przygotować proaktywną komunikację do pracowników, to informacja, na którą będą czekać, a nie chcieć wyciągać sami Rozwiązanie: jak to wygląda w Smartbenefit

Moduł ewidencji czasu pracy i wniosków urlopowych w Smartbenefit pozwala szybko zweryfikować i skorygować wymiar urlopu przypisany do każdego pracownika, zbiorczo, bez ręcznego przeliczania w arkuszu osoba po osobie.

Podsumowanie

To jedna z tych zmian, które łatwo przeoczyć, dopóki nie trzeba przeliczyć wymiaru urlopu dla całego zespołu naraz, a przez działanie wsteczne dotyczy to praktycznie każdej firmy już dziś, nie za kilka lat.

Chcesz sprawdzić, jak szybko można to zrobić w Smartbenefit? Umów krótkie demo.